8 Langkah Membuat Sistem Bisnis

I.Systemizing; Apa gunanya sistem? Apa bedanya businessman&busyman? Apkh Anda self employee / business owner? #YEAsistem
II. Jk perush Anda tak ada yg mampu mnjalankn kec diri Anda? Artinya Anda tak blh sakit, liburan, apalagi pensiun. #YEAsistem
II. Jk perush Anda tak ada yg mampu mnjalankn kec diri Anda? Artinya Anda tak blh sakit, liburan, apalagi pensiun. #YEAsistem
IV. Adapun Anda bisa merintis sistem yg sederhana u/ menghindari kesalahan & mendelegasikan pekerjaan dg benar.#YEAsistem
V. Ingat: sistem bknlah sekedar SOP! Lbh dr itu, memastikan tiap tim bkerja dg harmonis dlm aturan. #YEAsistem
VI. Berikut adlh 8 langkah membuat sistem... Yg mau posting silaken, mhn info sumbernya. Courtesy @YEAindonesia#YEAsistem
1a. Visi|arah bisnis; Mau dibawa kmn bisnis Anda?tujuan dibuatnya? Target2 jangka pnjng? Apa nilai2 yg mlandasinya? #YEAsistem
1b. Mungkin saat awal berbisnis, Anda blm memikirkannya, itu wajar, krn msh dlm tahap survive. #YEAsistem
1c. Jika Anda meninggalkan bisnis Anda kpd tim, tanpa arah 7an, jgn harap bisnis Anda akan berkembang. #YEAsistem
1d. The Power of Kepepet memberi kekuatan u/ berlari, Visi memberi arahan kemana larinya. #YEAsistem
1e. Tanpa arah 7an, karywn Anda berty,"Pak, kita mau kemana?". Anda jwb,"Yg penting asal jalan deh". Lucu kan?! #YEAsistem
1f. Tnpa target yg jelas, krywn berty,"Target kita brp perbln?". Anda jwb,"Try ur best". BEST itu relatif mnrt siapa? #YEAsistem
2a. Struktur Orgnsasi|Kejelasan bagian; Knyataan,bkn diada2kan. Apa gunany?Agr jelas siapa jendral,kapten&sersannya. #YEAsistem
2b. Tanpa kejelasan, jk ada kesalahan, akan lempar2an. Siapa report ke siapa, siapa memimpin siapa? #YEAsistem
2c. Tak ada 2 jendral dlm 1 peperangan! Kasihan prajuritnya, bingung. Perangpun jd amburadul. #YEAsistem
3a. Alur bisnis|gambaran proses; Gbr & tuliskan prosesnya dr A-Z, per masing2 bagian, lengkap dg dokumen2 yg diperlukan. #YEAsistem
3b. Buat kolom2 per bagian, contoh: | Penjualan | Admin | Pembelian | Akunting | Kasir | #YEAsistem
3c. Jika prosesnya byk, bisa dibagi per prosedur, misal: prosedur pengolahan order, penerimaan pegawai. #YEAsistem
3d. Bisa menggunakan software Microsoft Visio, mudah & cantik! #YEAsistem
4a. Job Desc|pembagian tugas; dr alur biz yg dibuat di lgkh 3, tuliskan deskripsi tgg jwb & tugas masing2 bagian. #YEAsistem
4b. Misal: Bag Pembelian Sparepart--> 1. Bertgg jwb thd pembelian sparepart sesuai dg permintaan dr pihak maintainance, dst. #YEAsistem
4c. Smakin detail job desc, smakin jelas tgg jwb & tugas masing2 bag, smakin terhindar dr kesalahan prosedur & wewenang. #YEAsistem
5a. SOP|standar & langkah2; inti dari SOP adlh menuliskan apa2 yg hrs dilakukan & standarisasinya. #YEAsistem
5b. Masih ingat saat Anda praktikum? Apa yg tertulis di diktat? Tujuan, alat&bahan, langkah2 percobaan. Spt itulah SOP. #YEAsistem
5c. Contoh, prosedur mengelap meja! Tujuan: memastikan meja bersih tanpa kotoran. Standar Indikator: bisa buat ngaca! #YEAsistem
5d. Alat & bahan: sprayer yg berisi sabun, lap A & B. #YEAsistem
5e. Prosedur: 1.Ambil sprayer dg tgn kanan. 2.Arahkan ke meja dg kemiringan 45deg ke bwh, jarak 30cm. 3.Semprotkan 3x, dst. #YEAsistem
5f. Smakin detail, smakin terhindar dr kesalahan. Gunakan gbr/foto u/ membantu ilustrasi. Jk mungkin rekam dlm video. #YEAsistem
5g. Uji coba SOP dg meminta ssorg melakukan dr instruksi SOP, tanpa bantuan Anda. Jk msh ada salah, perbaiki. #YEAsistem
5h. SOP yg bagus, adlh yg mudah dimengerti dr sudut pandang pembaca awam. Gunakan bhs 'manusia', bkn dewa. #YEAsistem
5i. Stiap terjadi perubahan SOP, cantumkan nmr revisinya (misal: rev1) & tuliskan deskripsi revisi serta tglnya. #YEAsistem
5j. Jika ada dokumen2 yg hrs diisi atau diarsipkan saat proses, masukkan dlm SOP. Misal, invoice, voucher2. #YEAsistem
5k. Sempurnakan SOP sambil berjln, jgn terlalu dipaksakan. Jk terjd kesalahan selain human, brarti saatnya perbaikan. #YEAsistem
6a. KPI (Key Performance Indikator)|indikator penilaian kinerja karyawan; Bukan berdasar 'like & dislike'. #YEAsistem
6b. Simplenya... Buat patokan penilaian 1-4 u/ stiap tugas yg diberikan. Dg transparasi dan persetujuan kedua pihak! #YEAsistem
6c. Dasarkan kenaikan gaji atau SP (surat peringatan), hingga putusan PHK dari KPI yg telah ditentukan. #YEAsistem
6d. Jd, benar / salah jelas penilaiannya. Kenaikan pangkatpun jelas aturan mainnya, bkn berdasar 'feeling oh feeling'. #YEAsistem
7a. Tools|yg susah jadi mudah; dg bantuan teknologi, kerjapun jd smakin ringan, kesalahan & kebocoran diminimkan. #YEAsistem
7b. CCTV bisa menggantikan melototnya mata satpam. Kasihan! Aku lihat & 'perasaan lihat', bisa dihindarkan. #YEAsistem
7c. Digital & video camera meningkatkan akurasi training, menghindari "Ehh lupa..." Keluar masuk karywn bkn mslh gedhe! #YEAsistem
7d. Reporting & controlling bs lewat email, blackberry, tak hrs bertatap muka. Saldopun bs dicek via e-banking. #YEAsistem
7e. Program komputer inventory & barcoding system meringankan stock opname & akurasi perhitungan. #YEAsistem
8a. Leadership|without this, it wont work! Ingat, sbaik2nya sistem, yg mengerjakan org juga, bkn robot! #YEAsistem
8b. Mrk patuh bkn krn gaji saja, tp jg krn perasaan nyaman & diayomi. Mrk tahu benar & salah, tp blm tentu taat. #YEAsistem
8c. Sesempurna apapun sistem, ada saja celahnya curang. Tanpa penanaman nilai2, mustahil ada keharmonisan. #YEAsistem
8d. Maka dr itu, budaya perusahaan hrs dihidupkan, pemimpin memberi teladan. Hingga sistem itu ada di hati, bkn kertas. #YEAsistem
8e. "Leadership is about influence, no more, nor less" (John C. Maxwell). Selamat mempraktekkan.... FIGHT! #YEAsistem

Mentor : @JayaYEA

Selasa 31 Mei 2011 

Aula Twitterland Pengusaha Indonesia