Project Management

Materi mlm ini "Project Management", sgt berguna u/ mengorganize event, promo, launching, dll. Jam 20:00WIB. RT yaa
i.Project Management; materi ini sangat universal. Bkn terbatas u/ pengerjaan 'proyek' scr harfiah saja. #YEAproject
ii.Misal: u/ EO, seminar, launching produk atau biz baru, promo dlm bentuk event, hajat spt perkawinanpun bisa digunakan. #YEAproject
iii.Byk kasus dlm ketdkjelasan dlm suatu proyek, hingga ujung2nya proyek gagal & saling menyalahkan. Berikut adlh langkah2nya... #YEAproject


1.Tentukan TUJUAN spesifik, VALUE & rambu2nya; mau kemana & apa batasan2nya. #YEAproject

1a.Tanpa 7an yg jelas, bkn hy Anda, tim jg bingung, apa sih yg akan dicapai? Mengapa proyek ini penting? #YEAproject
1b.Apa hal yg jd ukuran proyek ini dinyatakan selesai? Lepas dr gagal atau berhasil.... #YEAproject
1c.Apakah oleh selesainya event? Atau ada target angka pencapaian tertentu? #YEAproject
1d.Value/ nilai2 yg akan dideliver dl proyek ini selain uang apa? Apakah menancapkan positioning? Loyalitas? #YEAproject
1e.Tanpa value yg jelas, proyek hy akan sebatas kegiatan tanpa ruh, sibuk tanpa arah. #YEAproject
1f.Apa rambu2 atau batasan2 yg tak boleh dilanggar? Misal, teritori tertentu? #YEAproject


2.Gambar process flow kegiatannya; memetakan kegiatan apa sj yg akan dilakukan. #YEAproject

2a.Visualisasi/bayangkan proses kegiatan dr awal hingga akhir secara DETAIL! Gbrkan di benak Anda. #YEAproject
2b.Ambil kertas putih (tak bergaris) serta pensil, u/ membuat sketsa alurnya. Bayangkan ulang, koreksi scr DETAIL! #YEAproject
2c.U/ mempermudah, pecah2 menjd bbrp bagian, misal: seblm event, saat event, paska event. #YEAproject
2d.Jika perlu pecah lg menjadi bag kecil: pembuatan proposal, publikasi, pendaftaran, pembayaran. #YEAproject
2e.Mirip dg materi #YEAsistem, buatlah kolom2 perbagiannya, misal: keuangan, admin, promosi... #YEAproject
2f.Gbr ulang sketsa alur Anda berdasar bag2nya. Penggunaan software, sgt membantu membedakan proses 1 dg lainnya. #YEAproject
2g.Lengkapi dg keterangan dokumen2 apa sj yg hrs disertakan perbagian. #YEAproject


3.Tentukan struktur organisasi; kejelasan posisi masing2, siapa report ke siapa. #YEAproject

3a.Ingat: pilih leader yg punya karakter 'Prefeksionis & Cerewet'. Detail dlm merencana, rajin dlm monitoring. #YEAproject
3b.Tp bkn brarti cerewet tanpa arahan yaa, lihat langkah 6 u/ penjelasan batasan cerewetnya. #YEAproject
3c.Baca ulang #YEArekrut & #YEAlead u/ membentuk tim yg solid! #YEAproject
3d.Meskipun porsi saham sama, tp kejelasan "Siapa Pembuat Keputusan" harus 1 orang! "Tak ada 2 Jendral dlm 1 peperangan." #YEAproject


4.Tentukan Job Description masing2 member of team; kejelasan pekerjaan, siapa bertanggung jawab/ melakukan apa? #YEAproject

4a.Perselisihan dlm tim, sering terjadi gara2 tdk jelas job desc-nya. Saling menyalahkan akan terjadi. #YEAproject
4b.Kerjasama bkn berarti kerja bersama2, tp sama2 kerja, meski beda tmpt & kerjaan! Yg penting sama2 beres! #YEAproject
4c.Pembuatan Job Desc, berdasar dr Process Flow langkah 2, yg sdh dikelompokkan perkolom. #YEAproject
4d.Masing2 job desc hrs punya kejelasan tolak ukur keberhasilannya (KPI). #YEAproject

5.Buat Timetable pelaksanaannya, berdasarkan bagian/PIC; kapan deadline-nya? #YEAproject

5a.Misal, cetak brosur--> iyaaa, kapan targetnya? #YEAproject
5b.Gbrkan menggunakan diagram waktu, u/ memudahkan pemantauan. #YEAproject
5c.Pecah timetable dlm rencana kerja bulanan, mingguan, mungkin jg harian. #YEAproject
5d.Target hrs realistis, bkn sekedar optimis. Jk tak tercapai, hrs dilakukan revisi. #YEAproject


6. Tentukan frekuensi pemantauan/evaluasi; spy tak meleset apa yg direncanakan... #YEAproject

6a.Tentukan rapat berkala, apakah mingguan, 3 harian atau bhkn tiap hari? Tergantung dr tenggan waktunya. #YEAproject
6b.Pastikan setiap rapat, ada agendanya, bkn asal kumpul, ngobrol tak jelas. #YEAproject
6c.Evaluasi hasil kerja masing2 tim dg job desc masing2. Knapa blm tercapai & kapan komitmen baru akan mencapai? #YEAproject
6d.Alasan bisa beribu, sebab hanya satu! Cari sebab, bkn alasan. #YEAproject


7.Checklist & docs; alat pembantu aministrasi. #YEAproject

7a.Tertib itu memudahkan penelusuran jk terjadi masalah. #YEAproject
7b.Buatlah check list per masing2 bag/tmpt. Contoh, CL ruagan, CL peralatan. #YEAproject

iv.Project management ini bs berlaku u/ nyaris semua kegiatan biz yg kita lakukan. Dari pembukaan outlet, brand activation, dll. #YEAproject
v.Coba deh Anda praktekkan di proyek Anda, kerjapun akan lbh teroganise & terpantau. #YEAproject
vi."Gagal dlm merencana = merencanakan u/ gagal" – Napoleon. #YEAproject

Mentor : @JayaYEA

Rabu 18  Mei 2011, 20.00 WIB

Aula Twitterland Pengusaha